Datenschutz­erklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und in den damit verbundenen Diensten (Kundenportal „Vanholt Suite“, Bewertungs- und Anfrageformulare, E-Mail-Kommunikation) ist:

Vanholt Immobilien GmbH
Am Sandtorkai 77
20457 Hamburg
Vertreten durch: Tom Giesler, Geschäftsführer
Telefon: 030 75424645
E-Mail: info@vanholt-immobilien.de

Weitere Angaben, insbesondere zur Geschäftsführung, finden Sie im Impressum. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter datenschutz@vanholt-immobilien.de.

2. Grundlagen & Begriffe

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung (z. B. Newsletter, Karten, KI-Assistent). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Maklerauftrag, Objektanfrage, Bewertung, Nutzung des Kundenportals).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtungen (z. B. Geldwäschegesetz, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Objektnachweis nach § 652 BGB).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen (z. B. sicherer Betrieb der Website, Betrugsvermeidung, Direktwerbung gegenüber Bestandskunden).

Als Immobilienmakler unterliegen wir dem Geldwäschegesetz (GwG). Vor Abschluss eines Maklervertrags und bei Vertragsanbahnung von Kauf- und bestimmten Mietverträgen sind wir verpflichtet, Ihre Identität anhand eines Ausweisdokuments festzustellen und diese Daten fünf Jahre aufzubewahren (§§ 10, 11, 8 GwG).

3. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website und das Kundenportal werden auf Servern in Deutschland bzw. der Europäischen Union betrieben. Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Serverstandort Deutschland). Mit unserem Hosting-Dienstleister besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bei jedem Aufruf werden automatisch Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse (gekürzt), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten dienen der Sicherheit und Stabilität des Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

E-Mails versenden wir über eigene Mailserver unter der Domain vanholt-immobilien.de bzw. über unseren Mail-Provider IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur (Auftragsverarbeitung, Server in Deutschland).

4. Cookies, Schriftarten & Karten

Cookies und Einwilligung

Technisch notwendige Cookies (Session-Cookie, CSRF-Schutz, Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl, Login im Kundenportal) setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Alle weiteren Kategorien werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern.

Schriftarten (lokal gehostet)

Diese Website verwendet die Schriftarten „Cormorant Garamond“ und „Inter“. Beide sind lokal auf unserem Server gespeichert und werden ausschließlich von dort geladen. Eine Verbindung zu Servern von Google (Google Fonts) oder anderen Drittanbietern findet beim Laden der Schriftarten nicht statt.

Kartendarstellung (OpenStreetMap)

Zur Darstellung der Lage von Immobilien binden wir Karten von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, St John’s Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) ein. Die Karte wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben. Beim Laden wird Ihre IP-Adresse an OpenStreetMap übermittelt. Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Die Kartensoftware (Leaflet) liefern wir von unserem eigenen Server aus.

Umgebungsdaten, Ortssuche und Pendel-Check

Für Angaben zur Infrastruktur rund um eine Immobilie (Schulen, Nahverkehr, Einkaufen, Ärzte), für die ungefähre Lage in der Kartenansicht und für die Umkreissuche ermitteln wir Koordinaten und Umgebungsdaten aus OpenStreetMap. Dazu fragt unser Server – nicht Ihr Browser – den Geodienst Nominatim der OpenStreetMap Foundation sowie Overpass-Server (u. a. der FOSSGIS e. V., Deutschland) an. Übermittelt werden dabei nur Ortsangaben der Immobilie bzw. der von Ihnen eingegebene Ort oder die PLZ, nicht Ihre IP-Adresse. Die Ergebnisse speichern wir bis zu 90 Tage zwischen, ohne Bezug zu Ihrer Person.

Beim freiwilligen Pendel-Check auf der Objektseite geben Sie ein Ziel ein (z. B. Ihren Arbeitsort). Unser Server ermittelt dazu Koordinaten über Nominatim und Fahrzeiten über den Routing-Dienst der FOSSGIS e. V. (routing.openstreetmap.de, Deutschland). Wir speichern Ihre Eingabe nicht auf unserem Server; damit sie auf weiteren Objektseiten automatisch mitgerechnet wird, legt Ihr Browser sie lokal ab (localStorage). Sie können sie dort jederzeit über „Ziel vergessen“ löschen. Bitte geben Sie hier keine Angaben ein, die Sie nicht übermitteln möchten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Ihr Interesse an einer nutzbaren Lageeinschätzung).

Merklisten im Swipe-Modus („Immo-Dating“) speichert ebenfalls nur Ihr Browser lokal; sie werden nicht an uns übertragen.

KI-Assistent (Chat & Sprache)

Auf unserer Website können Sie über die Chat-Blase unten rechts Fragen an unseren digitalen Assistenten richten (per Tastatur oder Spracheingabe). Der Assistent ist Teil unserer eigenen Website; es wird kein Skript eines Drittanbieters geladen. Die drei Schnellvorschläge beantwortet er ohne KI direkt im Browser. Stellen Sie eine freie Frage, sucht unser Server ohne Ihre Einwilligung lediglich passende Seiten unserer Website heraus.

KI-Antworten nur mit Einwilligung: Haben Sie in den Cookie-Einstellungen der Kategorie „KI-Assistent“ zugestimmt (oder im Chat auf „Einverstanden“ geklickt), leitet unser Server Ihre Frage und die letzten Nachrichten des Gesprächs an das KI-System der Anthropic PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA, weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Vorher ersetzt unser System Namen mit Anrede, E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie Straße und Hausnummer automatisch durch Platzhalter; Ihre IP-Adresse wird nicht an Anthropic übermittelt. Wir speichern die Gesprächsinhalte nicht – der Verlauf liegt nur für die Dauer Ihres Besuchs im Speicher Ihres Browsers (sessionStorage) und wird beim Schließen des Tabs gelöscht. Anthropic ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Die Spracheingabe nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers bzw. Betriebssystems (z. B. Google oder Apple) nach deren Bedingungen. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen Daten an. Auf Seiten mit persönlichen Links (z. B. Exposé, Vertrag, Objektnachweis) wird der Assistent nicht angezeigt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen.

Immobiliensuche per Sprache und Fragen zur Immobilie

Auf der Immobilienliste und im Kundenbereich (Vanholt Suite) können Sie Ihren Suchwunsch sprechen oder eintippen (z. B. „Haus mit Garten in Kiel bis 450.000 €“). Im Exposé der Suite bzw. auf Objektseiten können Sie außerdem Fragen zur jeweiligen Immobilie stellen. Beides nutzt dasselbe KI-System der Anthropic PBC (siehe oben) und nur nach Ihrer Einwilligung („Einverstanden“; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Übermittelt wird nur Ihr Suchwunsch bzw. Ihre Frage – vorher ersetzt unser System Namen mit Anrede, E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie Straße und Hausnummer automatisch durch Platzhalter; Ihre IP-Adresse und Ihr Kundenkonto werden nicht übermittelt. Bei der Suche liefert die KI ausschließlich Suchkriterien zurück (Objektart, Ort, Preis, Zimmer, Ausstattung); die Treffer stammen aus unserem eigenen Angebot. Für Antworten zu einer Immobilie erhält die KI ausschließlich die veröffentlichten Angaben zu diesem Objekt (im Exposé auch dessen Texte), niemals die genaue Anschrift, interne Notizen oder Daten anderer Personen. Antworten der KI sind unverbindlich; maßgeblich sind Exposé und Auskunft Ihres Maklers. Wir speichern Suchwünsche und Fragen nicht; im Kundenbereich merkt sich Ihr Browser lediglich Ihre Einwilligung lokal (localStorage). Die Spracheingabe nutzt die Spracherkennung Ihres Browsers bzw. Betriebssystems (z. B. Google oder Apple) nach deren Bedingungen. Sie können die Funktionen jederzeit ohne Nachteile ungenutzt lassen und Ihre Einwilligung über „Cookie-Einstellungen“ bzw. durch Löschen der Browserdaten widerrufen.

Keine Reichweitenmessung

Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge (z. B. Google Analytics) und keine Werbe-Pixel ein. Bilder, Schriften und Skripte der Website liefern wir von unserem eigenen Server aus.

5. Kontakt- & Anfrageformulare

Wenn Sie uns per Kontaktformular, Objektanfrage, Terminbuchung, Rückrufwunsch, Vermietungs- oder Gewerbeanfrage kontaktieren, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, ggf. Objekt- und Suchkriterien) zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung per E-Mail.

Anfragen werden an den für Ihre Region zuständigen Vanholt-Standort weitergeleitet (siehe Abschnitt 11). Ihre Anfrage wird in unserem Kundenverwaltungssystem (CRM) als Kontakt gespeichert, damit wir Sie bei Rückfragen und passenden Angeboten erreichen können.

Anfragen über Immobilienportale: Fragen Sie eine unserer Immobilien über ein Portal an (ImmoScout24, Immowelt/Immonet, Kleinanzeigen, Wohnglück, Immoportal), übermittelt uns das Portal Ihre dort eingegebenen Angaben (Name, Kontaktdaten, Nachricht). Wir verarbeiten sie wie eine direkte Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Datenverarbeitung auf dem Portal selbst ist der jeweilige Portalbetreiber verantwortlich. Anfragen, die nicht eindeutig zuzuordnen sind, prüft ein Mitarbeiter, bevor sie bearbeitet oder gelöscht werden.

Auf öffentlichen Seiten und in Immobilienportalen nennen wir nie Straße und Hausnummer eines Objekts – nur PLZ und Ort. Die genaue Anschrift erhalten Interessenten erst im Exposé bzw. mit einem bestätigten Besichtigungstermin. Foto-Metadaten (z. B. GPS-Koordinaten) entfernen wir beim Hochladen.

Bei Telefonanrufen über die auf der Website angegebenen Nummern und bei WhatsApp-Kommunikation gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters (WhatsApp Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland). Wir nutzen WhatsApp ausschließlich, wenn Sie uns über diesen Kanal zuerst kontaktieren oder ausdrücklich darum bitten.

6. Immobilienbewertung & KI-Preisfinder

Bei einer Bewertungsanfrage verarbeiten wir Ihre Objektdaten (Adresse, Art, Fläche, Baujahr, Zustand) sowie Ihre Kontaktdaten, um eine Marktwerteinschätzung zu erstellen und Ihnen zuzusenden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zur Ermittlung aktueller Marktdaten (Angebotspreise, Mietniveaus, Marktentwicklung je Ort) nutzen wir ein KI-System der Anthropic PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA. Dabei werden ausschließlich Ortsangaben und Objektmerkmale (z. B. „Wohnung, 80 m², Lübeck“) übermittelt – keine Namen, Kontaktdaten oder genaue Hausnummern. Die Ergebnisse werden 30 Tage zwischengespeichert. Anthropic ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer aktuellen, fundierten Bewertung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

KI-Unterstützung in der Bearbeitung Ihrer Anliegen: Unsere Mitarbeitenden können sich im CRM Antwortentwürfe auf E-Mails und Anschreiben (z. B. Unterlagenanforderungen bei Behörden) von demselben KI-System vorschlagen lassen und Termine, Aufgaben, Notizen oder Rückmeldungen zu Besichtigungen per Sprache vorbereiten. Vor der Übermittlung ersetzt unser System Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie Straße und Hausnummer automatisch durch Platzhalter; an Anthropic gehen nur pseudonymisierte Inhalte sowie Ort, PLZ und Objektart. Die echten Angaben setzt unser System erst nach der Rückgabe lokal wieder ein. Jeder Entwurf wird von einem Menschen geprüft und selbst versendet; automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente, schnelle Bearbeitung Ihrer Anfrage).

Die Online-Rechner (Renovierungs-, Modernisierungs-, Rendite-, Nettoerlös-Rechner) arbeiten in Ihrem Browser; Eingaben werden nur gespeichert, wenn Sie das Ergebnis per E-Mail anfordern.

7. Kundenportal „Vanholt Suite“

Die Suite ist unser Kundenportal für Eigentümer, Interessenten und Tippgeber. Der Zugang erfolgt passwortlos über einen persönlichen Login-Link (Magic-Link), den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden; der Link ist zeitlich begrenzt gültig. Die Sitzung bleibt bis zu vier Wochen bestehen, sofern Sie sich nicht abmelden.

In der Suite verarbeiten wir – je nach Nutzung – folgende Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

• Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon) und Ihre Rolle (Eigentümer, Interessent, Tippgeber)
• Objekt- und Verkaufsdaten inkl. Verkaufsfortschritt, Besichtigungen und Feedback
• von Ihnen hochgeladene Dokumente (z. B. Grundbuchauszug, Energieausweis, Bonitätsnachweise, Selbstauskunft bei Vermietung) im geschützten Datenraum
• Suchprofile für das automatische Matching mit passenden Objekten (Benachrichtigung per E-Mail; jederzeit in der Suite deaktivierbar)
• bestellte Dienstleistungen (Dokumentenbeschaffung, Energieausweis, Fotografie, Wohnflächenberechnung) und zugehörige Rechnungen
• Nachrichten im Kundenchat mit Ihrem Ansprechpartner

Dokumente, die Sie selbst hochgeladen haben, können Sie in der Suite löschen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Das E-Paper „Vanholt Magazin“ in der Suite verwendet keine zusätzlichen Tracking-Verfahren.

Mieter-Selbstauskunft

Bei Mietwohnungen fragen wir die Selbstauskunft erst ab, wenn Sie Interesse an einer konkreten Wohnung haben — etwa wenn Sie sie im Exposé selbst aufrufen oder nach einer Besichtigung mieten möchten. Erfasst werden Name und Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, E-Mail), bei gefördertem Wohnraum ein vorhandener Wohnberechtigungsschein, die Zahl der einziehenden Personen (Erwachsene/Kinder), Beruf, Arbeitgeber, Beschäftigungsart und -dauer, das monatliche Netto-Haushaltseinkommen, die Bereitschaft zur Vorlage einer SCHUFA-Auskunft, ob in den letzten fünf Jahren eine Vermögensauskunft, ein Insolvenzverfahren oder eine Räumungsklage vorlag, die Mietschuldenfreiheit beim jetzigen Vermieter, für die Wohnung relevante Haustiere, eine geplante gewerbliche Nutzung sowie freiwillige Angaben (z. B. Bürgschaft oder andere Sicherheiten, Einzugstermin). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Mietvertrags). Die Angaben verwenden wir nur für die Vermietung dieser Wohnung.

Aus Einkommen, Miethöhe, Beschäftigung, SCHUFA-Bereitschaft und den Bonitätsangaben errechnet das System eine Einstufung (Score), die Ihrem Ansprechpartner die Übersicht erleichtert. Die Entscheidung über eine Zusage trifft immer ein Mensch, nicht das System (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO).

Kauf- und Mietinteressenten: Information des Eigentümers

Bestätigen Sie in der Suite, dass Sie eine Immobilie kaufen oder mieten möchten, informieren wir den Eigentümer bzw. Vermieter darüber in seinem Kundenbereich zusammengefasst und ohne Namen, Anschrift oder Kontaktdaten. Gezeigt werden nur grobe Kategorien: beim Kauf der Stand der Finanzierung (z. B. „Nachweis liegt vor“), bei der Miete die Haushaltsgröße (1, 2 oder 3 und mehr Personen), ob das Einkommen mindestens das Dreifache der Kaltmiete beträgt und ob ein Haustier angefragt ist. Angaben zu Kindern, zur Bonität im Einzelnen und Freitexte geben wir nicht weiter. Bei weniger als drei Interessenten sieht der Eigentümer nur deren Anzahl. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie unser berechtigtes Interesse an einer transparenten Vermarktung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unterlagen, die Sie unter „Meine Anfragen“ hochladen, sehen nur Ihr Ansprechpartner und sein Büro, nicht der Eigentümer. Sie können einzelne Unterlagen jederzeit zurückziehen oder Ihr Interesse insgesamt zurückziehen; dann löschen wir Ihre Unterlagen und Ihre Selbstauskunft zu dieser Immobilie. Selbstauskünfte werden verschlüsselt gespeichert und automatisch gelöscht: sechs Monate nach Verkauf bzw. Vermietung der Immobilie, spätestens 24 Monate nach Eingang.

8. Exposés, Objektnachweis & elektronische Signaturen

Vor Übersendung eines vollständigen Exposés gleichen wir Ihre Anfrage mit unserem CRM ab und erstellen einen Objektnachweis (Nachweis der Erstinformation nach Maklerrecht). Für den Objektnachweis, die Widerrufsbelehrung, Maklerverträge und Notarbeauftragungen bieten wir eine elektronische Unterschrift an. Dabei speichern wir Ihre Signatur (als Bild), Zeitstempel, IP-Adresse und Browserkennung, um die Abgabe der Erklärung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Die signierten Dokumente werden als PDF am Objekt und in Ihrer Kontaktakte abgelegt.

Exposé-Zugänge sind personalisiert; Aufruf-Zeitpunkte werden protokolliert, damit Ihr Ansprechpartner Sie zielgerichtet betreuen kann.

9. E-Mail, Newsletter & Bewertungsanfragen

Eingangsbestätigung und Double-Opt-In

Nach jeder Anfrage erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Enthält diese einen Bestätigungslink, wird durch dessen Klick Ihre E-Mail-Adresse verifiziert und Ihr Suite-Zugang aktiviert (Double-Opt-In). Zeitpunkt und IP-Adresse des Klicks werden zum Nachweis gespeichert.

Newsletter und Informationsstrecken

Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) senden wir Ihnen Marktinformationen, Ratgeber und Objektvorschläge. Bestandskunden informieren wir über ähnliche Leistungen auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG. Wir werten aus, ob E-Mails geöffnet und Links angeklickt wurden, um unsere Inhalte zu verbessern. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink; die Abmeldung wirkt sofort.

Bewertungsanfragen (Google)

Nach einer Besichtigung oder Beurkundung bitten wir Sie ggf. per E-Mail um eine Rückmeldung. Über unseren Feedback-Link geben Sie zunächst uns eine Bewertung; erst wenn Sie sich dafür entscheiden, werden Sie zu Google Business Profile (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4) weitergeleitet – dort gelten die Datenschutzbestimmungen von Google. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Kundenfeedback (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können der Zusendung jederzeit widersprechen.

Finanzierungsberatung durch Hüttig & Rompf

Im Kundenportal (Suite) und über das Formular auf unserer Finanzierungsseite können Sie eine kostenfreie, unverbindliche Finanzierungsprüfung durch unseren Kooperationspartner Hüttig & Rompf (Ansprechpartnerin: Francesca Nielsen, Hamburg) anfordern. Nur wenn Sie dort ausdrücklich einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), übermitteln wir per E-Mail Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefon- bzw. Mobilnummer, Ihre Angaben zu Eigenkapital, Erreichbarkeit und Immobilienbezug, die von Ihnen hochgeladenen oder ausgewählten Unterlagen (z. B. Einkommens- und Eigenkapitalnachweise) sowie – bei einer konkreten Immobilie – deren Eckdaten (Objektnummer, Objektart, PLZ und Ort, Fläche, Zimmer, Baujahr, Kaufpreis), den Link zum Exposé und die Kontaktdaten des betreuenden Maklers an Hüttig & Rompf. Die genaue Anschrift der Immobilie geben wir dabei nicht weiter. Hüttig & Rompf verarbeitet die Daten als eigener Verantwortlicher zur Beratung und darf Sie dazu kontaktieren; es gelten zusätzlich dessen Datenschutzhinweise. Hochgeladene Unterlagen speichern wir geschützt (nicht öffentlich abrufbar) und löschen sie spätestens sechs Monate nach der Weiterleitung. Wir speichern den Wortlaut Ihrer Einwilligung, den Zeitpunkt und die übermittelten Daten als Nachweis. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, in der Suite unter „Meine Anfragen" oder per E-Mail an uns; wir informieren Hüttig & Rompf dann über den Widerruf.

10. Tippgeber, Bewerbungen & Partnerverzeichnis

Tippgeber

Wenn Sie uns einen Verkaufs- oder Vermietungshinweis geben, speichern wir Ihre Kontaktdaten sowie die Daten des benannten Objekts und – soweit von Ihnen angegeben – des Eigentümers. Den Eigentümer informieren wir bei der Erstkontaktaufnahme über die Herkunft seiner Daten (Art. 14 DSGVO). Tippgeberprovisionen werden nach Vertragsabschluss abgerechnet; dazu benötigen wir Ihre Bankverbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Bewerbungen und Lizenzanfragen

Daten aus Bewerbungen auf Stellen oder Franchise-Lizenzen (inkl. hochgeladener Unterlagen) verarbeiten wir zur Entscheidung über eine Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG). Bei Absage löschen wir die Daten nach sechs Monaten, es sei denn, Sie willigen in eine längere Aufbewahrung im Talentpool ein.

Fachbetriebe und Werbepartner

Empfehlungen von Fachbetrieben auf unseren Seiten sind Kooperationspartner. Wenn Sie über unsere Website Kontakt zu einem Partner aufnehmen, übermitteln wir Ihre Anfrage an diesen; der Partner ist für die weitere Verarbeitung eigenständig verantwortlich.

11. Standorte & Auftragsverarbeitung

Vanholt-Standorte werden von der Vanholt Immobilien GmbH (Zentrale) oder von rechtlich selbstständigen Lizenzpartnern betrieben. Die regionale Betreuung übernimmt der für Ihren Standort zuständige Vanholt-Standort. Zentrale und Partner nutzen ein gemeinsames CRM- und Portalsystem, das von der Zentrale betrieben wird.

Für die Betreuung Ihres Maklerauftrags ist der jeweilige Partner Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; die Zentrale betreibt die Systeme in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO) und ist für zentrale Zwecke (Website, Qualitätssicherung, Abrechnung, Marketing) eigenständig verantwortlich. Die Rahmenbedingungen sind in unserer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung festgelegt. Ihren zuständigen Partner nennen wir Ihnen in jeder Korrespondenz und im Kundenportal.

Weitere Empfänger Ihrer Daten sind – soweit für die Abwicklung erforderlich – Notare, Immobilienportale (bei Veröffentlichung Ihres Objekts, ohne Ihre Kontaktdaten), Energieausweis-Aussteller, Fotografen, Gutachter, Banken und Behörden sowie – bei Kauf- oder Mietinteressenten – der Eigentümer bzw. Vermieter in zusammengefasster Form ohne Namen und Kontaktdaten (siehe Kauf- und Mietinteressenten).

12. Speicherdauer

• Anfragen ohne Vertrag: Löschung 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern Sie keine weitere Betreuung wünschen.
• Maklerverträge, Rechnungen, Objektnachweise: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB), Nachweisdokumente mindestens für die Dauer der Verjährung von Provisionsansprüchen.
• GwG-Identifizierung: 5 Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung (§ 8 GwG).
• Suite-Zugang: bis zum Widerruf bzw. 24 Monate nach der letzten Anmeldung.
• Newsletter: bis zum Widerruf; der Nachweis der Einwilligung wird 3 Jahre nach Abmeldung aufbewahrt.
• Server-Logs: 14 Tage. Bewerbungen: 6 Monate nach Absage.
• Sicherheitsprotokoll (CRM-Anmeldungen und Sicherheitsereignisse): 12 Monate, danach automatische Löschung.

13. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen jederzeit aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Einer Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Im Kundenportal können Sie unter „Profil“ Ihre gespeicherten Daten jederzeit selbst als Datei herunterladen (Art. 15/20 DSGVO) und Ihr Konto löschen (Art. 17 DSGVO) – soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z. B. nach einem Kauf, aus dem Geldwäschegesetz oder für Rechnungen) entgegensteht; diese Daten werden dann gesperrt und nach Fristablauf gelöscht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail andatenschutz@vanholt-immobilien.de. Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

14. Datensicherheit & Änderungen

Sicherheitsprotokoll für Zugänge zu unserem CRM

Für die Zugänge unserer Mitarbeitenden und Partner zu unserem internen System (CRM) protokollieren wir Anmelde- und Sicherheitsereignisse: erfolgreiche, fehlgeschlagene und gesperrte Anmeldungen, die Bestätigung per zweitem Faktor, Anmeldungen von einem neuen Gerät, das Anfordern und Ändern von Passwörtern, Änderungen von Rollen und Berechtigungen sowie Datenexporte. Gespeichert werden dabei Zeitpunkt, Art des Ereignisses, IP-Adresse, eine gekürzte Browserkennung (User-Agent) sowie die E-Mail-Adresse in gekürzter und verschlüsselt-gehashter Form. Zweck ist der Schutz vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch; bei wiederholten Fehlversuchen wird ein Zugang vorübergehend gesperrt, und unsere Zentrale wird bei einer Sperre oder einer Anmeldung von einem neuen Gerät per E-Mail informiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Systeme und der Daten unserer Kunden), bei Beschäftigten zusätzlich § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 88 DSGVO. Die Einträge werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht.

Prüfung neuer Passwörter auf Datenlecks

Wenn ein Zugang zu unserem CRM ein neues Passwort erhält, prüfen wir, ob es in bekannten Datenlecks vorkommt. Dazu nutzen wir den Dienst „Have I Been Pwned“ (Troy Hunt, Australien) im sogenannten k-Anonymitäts-Verfahren: Übertragen werden nur die ersten fünf Zeichen eines Prüfwerts (SHA-1-Hash) des Passworts – niemals das Passwort selbst und keine weiteren Angaben zur Person. Der Abgleich erfolgt anschließend auf unserem Server. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor unsicheren Passwörtern).

Alle Verbindungen zu unserer Website und zum Kundenportal sind TLS-verschlüsselt. Zugriffe auf das CRM sind rollenbasiert beschränkt und werden protokolliert; Dokumente im Datenraum sind nur für die berechtigten Personen abrufbar. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; das Objekt-Matching erzeugt lediglich Vorschläge, über die Sie selbst entscheiden.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.